Adjoint directrice Resp. coordination de la proximité et de la fluidité, de la téléphonie, de l’accueil et de l’admission MRC AO

Le Centre intégré de santé et de services sociaux (CISSS) de l’Abitibi-Témiscamingue est à la recherche de candidates et candidats pour pourvoir le poste ci-haut mentionné. L’établissement comprend approximativement 6 500 employés répartis dans 87 installations sur le territoire de la région de l’Abitibi-Témiscamingue.

La Direction de la proximité et de la fluidité (DPF) a la responsabilité hiérarchique des programmes services suivants: services de téléphonie, accueils et admission ainsi que la coordination de la proximité et de la fluidité dans les territoires de réseau local de services (RLS). Elle est aussi responsable des activités funéraires et de la gestion des morgues du CISSS de l’Abitibi-Témiscamingue. À cela s’ajoutent la coordination des activités (jour, soir, nuit et fin de semaine), la gestion des lits et du continuum de soins et services.

La DPF assure également un rôle transversal, en soutenant la collaboration et la concertation interdirections et interréseau local de services (RLS) afin d’assurer et d’optimiser la fluidité des diverses trajectoires cliniques et du cheminement optimal des usagers. Elle assure un leadership et un rôle d’influence comme acteur de liaison, de fluidité, de communication, de mobilisation et de concertation au plan local entre les acteurs et les services d’un milieu.

De plus, elle assure la responsabilité de consolider et de développer localement la relation entre le CISSS de l’Abitibi-Témiscamingue et les différents partenaires intersectoriels des territoires de RLS. Elle assure une écoute et une relation au quotidien quant à la modulation et l’adaptation requises de certains services qui doivent être déployés et offerts en tenant compte de la réalité du territoire local, le tout, en collaboration étroite avec l’ensemble des directions de l’établissement.

Sommaire du rôle et des responsabilités

Sous l’autorité de la directrice de la proximité et de la fluidité, la personne nommée au sein d’un territoire de municipalité régionale de comté (MRC) aura la responsabilité de consolider et de développer localement la relation entre le CISSS de l’Abitibi-Témiscamingue et les différents acteurs de ce territoire. Ces derniers sont autant les acteurs municipaux, les entreprises ou les organisations ainsi que les groupes de citoyens mobilisés. Cette relation permettra d’assurer écoute et relation au quotidien quant à la modulation et l’adaptation requises de certains services qui doivent être déployés et offerts en tenant compte de la réalité du territoire local. Cet adjoint aura donc une lecture globale quant à l’offre et l’organisation des services dans le territoire et quant à sa réponse aux besoins du point de vue du milieu. Cela permettra d’alimenter les directions relativement aux opportunités d’améliorer l’offre et l’organisation des services dans le territoire et favoriser une meilleure coordination locale des soins de santé et de services sociaux.

L’adjoint à la directrice – Responsable de la coordination de la proximité et de la fluidité assure un leadership et un rôle d’influence comme acteur de liaison, de fluidité, de communication, de mobilisation et de concertation au plan local entre les acteurs et les services d’un milieu. Il ne se substitue pas aux directeurs quant à la responsabilité de confirmer les orientations et les décisions liées à cette offre et organisation des services, toutefois il a un rôle, une légitimité et une capacité d’influence réelle et directe sur les orientations des directions des différents programmes. Il peut contribuer à la prise de décisions et favorise une agilité pour assurer une mise en action rapide. Il contribuera à l’objectif d’améliorer la fluidité des soins et services dans l’intérêt de la population de son territoire.

Volet proximité

La personne nommée aura la responsabilité d’établir, de consolider et de développer les relations avec les partenaires intersectoriels d’un territoire de MRC. Ce rôle pourra contribuer à rendre plus fluide et efficient le lien entre les partenaires du milieu et les directions cliniques dans chaque réseau local de services (RLS). En regard de cet objectif, la personne nommée entretient une relation privilégiée avec le directeur adjoint au programme santé physique et responsable du continuum de services ainsi que les gestionnaires de milieu de vie qui sont présents dans le territoire de MRC.

Elle a la responsabilité de déployer, de coordonner et d’animer le comité du réseau local de services en santé et services sociaux. Ce dernier réunit des représentants des partenaires intersectoriels du milieu ainsi que de la santé publique régionale afin de s’assurer d’une action collective et coordonnée quant aux services offerts et à la responsabilité populationnelle pour le mieux-être et la santé de la population. Selon les dossiers, elle assumera également le leadership ou un rôle de soutien vis-à-vis les démarches et les actions de concertation locale. Pour ce faire, elle peut coordonner ou collaborer à des initiatives qui touchent des activités et des services entre les partenaires du milieu et le CISSS lorsque les thématiques ou les enjeux identifiés ou abordés concernent ou affectent l’organisation en regard de sa mission.

Elle exerce un rôle stratégique en matière de relations avec le milieu et auprès des directions de l’organisation. Elle développe et actualise des mécanismes de transmission d’information et d’échange avec ceux-ci et favorise des relations efficaces avec les collaborateurs et les différents partenaires de l’établissement. Elle participe également à identifier des priorités et des stratégies de relations avec le milieu et avec les partenaires du territoire et s’assure de leur réalisation.

Elle participe aux rencontres du comité de coordination clinique et opérationnel (CCCO) ainsi qu’aux autres instances de l’organisation selon le besoin de partager ou d’échanger des informations en regard de l’offre ou l’organisation des services au sein de son territoire local, cela afin de faire ressortir les enjeux et les opportunités et ainsi contribuer à définir les actions à mettre en oeuvre.

Elle travaille en étroite collaboration avec l’adjointe à la PDG responsable des affaires publiques et des relations avec les médias. La coordination des activités de soutien aux différentes fondations partenaires de l’établissement, les relations avec les communautés autochtones, ethnoculturelles et les populations de langue anglaise présentes sur le territoire régional demeurent sous la responsabilité de l’adjointe à la PDG.

La personne nommée agit régulièrement à titre de représentante de l’organisation auprès des partenaires du milieu. Elle crée des liens avec les acteurs du milieu et est la personne identifiée et reconnue par les acteurs et les partenaires de ce milieu comme étant leur premier lien avec le CISSS.

Elle assume notamment la planification et la coordination des rencontres avec les groupes de citoyens mobilisés à l’égard des soins et des services de santé et services sociaux au sein du territoire.

Volet fluidité

La personne nommée aura aussi la responsabilité d’assurer une vigie et d’intercepter les enjeux reliés aux processus de fluidité pré, per et post-hospitalisation, et à une offre de services de proximité de qualité, accessible et en continu, qui répond de manière optimale aux besoins de la population.

Elle soutient et alimente sa direction quant à l’identification des enjeux, des opportunités et des priorités du territoire pour faciliter la prise de décision des services de proximité. Elle contribue à l’élaboration du portrait des besoins populationnels et de l’accessibilité aux soins et aux services dans son territoire de MRC en mobilisant la communauté autour d’indicateurs populationnels et de données entourant la consommation de services propres à la communauté de son territoire. Elle devra être en mesure de bien comprendre et vulgariser ces informations afin de collaborer aux stratégies développées avec les partenaires permettant ainsi de bien répondre aux besoins réels identifiés.

Elle participe aux diverses rencontres et comités tactiques locaux, soit les structures mises en place pour améliorer la fluidité, la collaboration, la concertation et la cohérence à l’intérieur de son territoire de MRC, et ce, par le biais de la résolution de problèmes, au bénéfice des usagers. En effet, cette structure vise à favoriser l’adéquation entre les besoins de la population et la fluidité des soins et des services dans son territoire de MRC.

La personne détentrice du poste exerce un leadership de haut niveau dans l’amélioration de la fluidité des différentes trajectoires de soins et de services et plus particulièrement dans celles associées aux activités hors milieu hospitalier permettant des soins et services de proximité, à domicile et en milieu communautaire. Elle documente les écarts et propose des solutions innovantes afin de permettre une prise en charge optimale des usagers et d’améliorer l’expérience usager en cohérence avec la priorité stratégique organisationnelle, et ce, pour améliorer l’accessibilité des soins et des services de proximité.

Elle travaille en étroite collaboration avec l’ensemble des directions dans le but de les soutenir dans le développement et la consolidation des trajectoires de soins et de services selon les meilleures pratiques, et ce, en cohérence avec les orientations ministérielles et stratégiques de l’établissement.

Elle assure une vigie sur l’accès, en temps opportun, aux différents soins et services aux usagers, dégage des constats et fait le lien avec les différentes directions afin de mettre en place des actions d’amélioration pour, ultimement, assurer la meilleure réponse aux besoins de ces usagers. Elle contribue à l’optimisation du parcours de soins et services en pré, per et post-hospitalisation.

Elle coanime le comité opérationnel local de cheminement des usagers avec le directeur adjoint au programme santé physique et responsable du continuum de services nommé dans le RLS.

Elle assure aussi la cohérence et la cohésion d’actions régionales en agissant également en collaboration avec les autres coordonnateurs de proximité et de la fluidité assumant les mêmes fonctions dans les autres territoires de MRC de la région. À la demande de la directrice de la proximité et de la fluidité, l’équipe composée de cinq adjoints se partage et se répartit les différents dossiers à portée régionale qui sont sous la responsabilité de cette direction.

Dans un contexte de changement et transformation en continu au sein du réseau public québécois et régional en santé et services sociaux, elle travaille à favoriser, auprès des partenaires, la confiance dans la qualité des soins et services dispensés.

Volet téléphonie, accueil et admission

La personne nommée aura aussi la responsabilité de la gestion intégrée des services d’accueil des urgences, de l’admission et de la téléphonie du centre hospitalier de son territoire de RLS. À cet effet elle est responsable de garantir une expérience fluide, sécuritaire et humaine pour les usagers dès leur premier contact avec l’établissement, que ce soit en personne ou par téléphone.

De ce fait elle :

• Assure la continuité et la cohérence des services de première ligne hospitaliers, en veillant à ce que chaque usager soit accueilli avec professionnalisme, empathie et efficacité, peu importe le point d’entrée (urgence, admission, téléphonie).
• Optimise les processus d’accueil et d’admission, afin de réduire les délais, améliorer la fluidité des parcours de soins et soutenir les équipes cliniques dans la prise en charge rapide et appropriée des usagers.
• Favorise une approche centrée sur l’usager, en mettant en place des mécanismes d’écoute, de rétroaction et d’amélioration continue, tout en respectant les normes de sécurité, de confidentialité et de qualité des soins.
• Encadre les opérations quotidiennes des services d’accueil, d’admission et de téléphonie.
• Encadre les équipes responsables de l’accueil des usagers, des visiteurs et des appels téléphoniques.
• Assure la qualité du service offert, tant au niveau de l’accueil physique que téléphonique.
• Met en place des procédures efficaces pour la gestion des flux d’usagers, des mesures d’urgences et des communications.
• Collabore avec les autres directions pour assurer une coordination optimale des services.
• Assure la gestion des horaires, la formation et le développement des employés sous sa responsabilité.
• Assure l’application des standards téléphoniques et des outils technologiques associés.
• Participe à l’amélioration continue de l’expérience patient et à la gestion des plaintes.

Responsabilités de gestion générales

• Contribue à l’atteinte des objectifs de l’établissement en incarnant ses valeurs et ses orientations;
• Veille à la mise en oeuvre rigoureuse des politiques, des procédures et des critères d’accès aux services;
• Collabore avec son supérieur pour établir les objectifs et les priorités des services sous sa responsabilité;
• Identifie les besoins en ressources humaines, financières et matérielles, et ajuste l’offre de service selon les capacités disponibles;
• Participe à des projets pour améliorer les services, en fournissant des données ou avis pertinents;
• S’assure de l’accueil, la motivation, la valorisation, le développement et le maintien des compétences des employés;
• Encourage la participation active des membres de l’équipe dans l’atteinte des objectifs;
• Participe aux réunions de coordination, aux comités de gestion et autres rencontres pertinentes;
• Accepte d’effectuer toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat.

Responsabilités spécifiques

Reliées à la planification et à la gestion de l’organisation

• Participe à la mise en oeuvre des orientations et des décisions stratégiques de l’établissement;
• Planifie, organise, évalue et effectue le suivi des services en fonction des besoins de la population, des priorités cliniques et des ressources disponibles;
• Assure la cohérence des activités avec les politiques, les normes professionnelles et les objectifs de performance;
• Collabore à des projets d’amélioration continue et d’innovation;
• S’assure de l’utilisation optimale des ressources humaines, financières, matérielles et informationnelles sous sa gouverne, en s’inspirant des approches innovatrices et en tenant compte des derniers développements technologiques;
• Contribue activement au rayonnement de l’organisation et effectue toutes représentations à la demande de son supérieur immédiat.

Reliées à la gestion des ressources humaines

• Participe à la sélection, à l’accueil, à l’intégration et supervise la période de probation selon les modalités établies;
• Encadre, mobilise et soutiens les équipes dans un climat de collaboration et de respect;
• Gère les horaires, les absences, les conflits et les appréciations de la contribution et le développement des compétences;
• Favorise la santé, la sécurité et le bien-être au travail;
• S’assure de transmettre les orientations stratégiques de l’organisation et collabore avec l’équipe de direction, à partir de justifications axées sur la qualité des services et l’optimisation des ressources, à l’élaboration d’un plan d’effectifs optimal de son programme-services;
• Contribue à établir des mécanismes de communication et de coordination autant avec les cadres et les professionnels qui relèvent de sa gouverne qu’avec ceux qui relèvent des autres directions.

Reliées à la gestion financière et matérielle

• Participe à l’élaboration et au suivi du budget de son secteur;
• Assure la gestion optimale des équipements, des fournitures et de l’utilisation et de l’entretien des installations dans une approche de qualité environnementale pour la clientèle et le personnel;
• Collabore à l’analyse des écarts budgétaires et à la mise en place de mesures correctives;
• Analyse les données relatives aux performances de son secteur d’activités, tant au niveau des volumes et des coûts que de la qualité des services rendus;
• Procède à l’identification des besoins en équipement, en mobilier et en fourniture dans son secteur d’activités.

Reliées à la gestion des systèmes d’information

• Participe, avec l’équipe de direction, à l’analyse des besoins en matière de systèmes d’informations et veille à leur mise à jour et à leur utilisation efficace;
• S’assure de la qualité, de la confidentialité et de la sécurité des données;
• Collabore à l’implantation de nouvelles technologies et à la formation du personnel;
• Utilise les données pour soutenir la prise de décision, le suivi de la performance et l’amélioration des services;
• Contribue à ce que les systèmes soient opérationnels et intégrés tout en favorisant l’amélioration des processus de gestion.

En tant que gestionnaire, vous êtes responsable

• D’assurer la sécurité des usagers en appliquant les lois, les normes de confidentialité, les mesures d’hygiène, les protocoles d’urgence et en intervenant rapidement en cas d’incident;
• D’agir avec éthique et professionnalisme, en respectant les valeurs de l’organisation, le code d’éthique et en offrant des services de qualité;
• De connaître et d’appliquer les normes d’Agrément, incluant le manuel d’évaluation, les normes et les pratiques organisationnelles requises (POR) et les documents disponibles dans la tuile Priorité qualité;
• De collaborer avec le répondant qualité de votre direction pour réaliser toutes les étapes du cycle d’Agrément;
• De communiquer efficacement avec vos équipes, en diffusant les formations obligatoires, les outils, les résultats d’audits et les plans d’amélioration continue.

• Détenir un baccalauréat dans le domaine de la gestion, de la santé, du travail social ou tout autre domaine jugé pertinent;
• Détenir un diplôme de deuxième cycle universitaire dans un domaine pertinent à la fonction est considéré comme un atout pour la fonction;
• Posséder une expérience professionnelle minimale de cinq (5) ans dans le réseau de la santé et de services sociaux dont deux (2) en gestion;
• Posséder une expérience significative et pertinente en concertation;
• Maîtriser parfaitement la langue française tant à l’oral qu’à l’écrit ainsi que les différents logiciels pertinents à la fonction;
• Très bonne compréhension du secteur de la santé et des services sociaux, de son administration et de son cadre légal;
• Toute autre combinaison de formations et d’expérience pourrait être considérée en respect des balises de Santé Québec et des orientations de l’établissement.

Qualités professionnelles et personnelles

• Bonne aptitude en relations interpersonnelles et en gestion des ressources humaines;
• Capacité d’adaptation et d’innovation;
• Capacité de gestion en contexte d’ambiguïté;
• Capacité de travailler en équipe et en interdisciplinarité;
• Communication efficace;
• Engagement et autonomie professionnelle;
• Habiletés en gestion de changements et en résolution de problématiques complexes;
• Jugement critique, esprit d’analyse et de synthèse;
• Leadership mobilisateur en mode d’imputabilité, de responsabilisation, de développement et de soutien des gestionnaires;
• Orientation performance axée sur l’amélioration continue;
• Pensée et vision stratégiques;
• Sens des responsabilités et sens éthique élevés;
• Sensibilité à la réalité autochtone et aux autres minorités;
• Maitrise de la langue anglaise est un atout.

Concours

Concours réservé à l’intention du personnel des établissements du réseau de la santé et des services sociaux (RSSS) intégrés à Santé Québec.

Candidature

Pour être considérée, toute scolarité effectuée hors du Canada devra avoir fait l’objet d’une évaluation comparative (attestation d’équivalence) délivrée par le ministère de l’Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI).

Il est obligatoire de posséder la citoyenneté canadienne, le statut de résident permanent ou un permis de travail délivré par l’autorité fédérale pour occuper ce poste.